A vállalkozások halála (4. rész)

A legtöbb mikrovállalkozásban a tulajdonos egyben minden is: vezető, értékesítő, marketinges, könyvelésért felelős, beszerző, futár, ügyfélszolgálat…

Ez egy darabig működik is. Sőt, sokan erre büszkék: „én mindent egyedül csinálok!” De egy idő után ez nem hősiesség, hanem óriási veszélyforrás. A túlterheltség nem erény, hanem a vállalkozásod csendes gyilkosa.

A napi mókuskerékben azonban sokan észre sem veszik, hogy egyre mélyebbre ássák magukat az „egyemberes hadsereg” szerepbe. Pedig ez a szerep előbb-utóbb összeroppant, és magával rántja az egész vállalkozásodat is.

Józsi mindig elfoglalt

Józsi egy ügyes „vizes” szakember volt. Mindenki dicsérte a munkáját, tele volt megrendeléssel.
De egy idő után sokszor nem vette fel a telefont. Mert éppen nagyon elfoglalta a munkája, emiatt nem tudta felvenni a telefont, vagy mert abban a pillanatban annyira ideges volt, hogy már nem akart senkivel beszélni. Gondolta, majd később visszahívja, az ügyfelet, de sokszor elfelejtette.
Csak ritkán válaszolt e-mailekre időben, mert sokszor meg sem nézte. Egyszerűen nem volt rá ideje.

Azt mondta: „Én nem tudok delegálni, úgysem csinálná meg más úgy, mint én.„

Ez a mondat ismerős sokaknak. Csakhogy közben szépen lassan elkezdtek lemorzsolódni az ügyfelei. Az új érdeklődők elpártoltak, mert nem kaptak visszajelzést.
Megpróbált mindent kézben tartani: felmérés, anyagbeszerzés, árajánlatkészítés, stb.
A meglévő ügyfelei idegesek lettek a csúszások miatt. Józsi minden nap 12-14 órát dolgozott, mégis mindenhol késésben volt.

A családja is panaszkodni kezdett, ő pedig egyre fáradtabb lett.
Minden nap egyre feszültebb volt, a motivációja szép lassan elfogyott.
Egy év múlva már nem volt tele a naptár. És nem azért, mert rosszul dolgozott hanem mert egyedül próbált mindent csinálni.

Nem kellett volna sok: egy asszisztens, egy Excel dokumentum, egy kis marketingtámogatás.
De Józsi nem hitt abban, hogy másra lehet bízni valamit.

És a vállalkozása szép lassan széthullott.

Tapasztalatlanság = bizonytalan irány

Sokan úgy vágnak bele a vállalkozásba, hogy felvesznek egy munkatársat, de nincs vezetői tapasztalatuk.
Ez nem baj, ha felismerik, és tanulnak.

De baj, ha azt hiszik, hogy vezetni könnyű.

A vezetés nem csak abból áll, hogy eldöntöd, mit vegyél, hogyan árazz.

Hanem abból is:

Hogyan osztod be az időd?

Az ügyfeleidnek mikor, mit mondasz?

Hogyan szervezd meg a munkát?

Hogyan döntesz gyorsan, ha nincs idő mérlegelni?

Mikor kell nemet mondani?

Hogyan beszélj a munkatársaiddal, (ne felejtsd, ők is érző lények) hogyan  motiváld őket?

Hogyan kezelj egy reklamációt, egy hibát, vagy egy krízishelyzetet?

A tapasztalat hiánya sokszor abban ütközik ki, hogy a vállalkozó vagy túl későn dönt, vagy túl gyorsan – és mindkettő veszélyes.

Ha nem tudod kezelni az alkalmazottaidat, az ügyfeleket, a partnereket, az alvállalkozókat, a pénzügyeket és a határidőket egyszerre – akkor a vállalkozásod előbb-utóbb szétesik. Még akkor is, ha a szakmádhoz nagyon értesz.

A vezetés nem ösztön, hanem tanulható készség. És ha nem tanulod meg, fizetni fogsz érte – idővel, energiával vagy pénzzel. Vagy mindhárommal.

Amikor a vállalkozásod túlnő rajtad

Sok cég nem azért megy tönkre, mert nincs benne potenciál, hanem mert a vezető nem fejlődik vele együtt.

Eleinte minden kézben tartható. De aztán jönnek az alkalmazottak, az egyre több ügyfél, a bonyolultabb rendszerek, az adminisztráció, a felelősség. És a vezető, aki sosem képezte magát igazán, egyszer csak rádöbben:

„A saját vállalkozásom túlnőtt rajtam.”

Ez alattomos állapot. Nem egyik napról a másikra történik, hanem lassan, alattomosan.

Először csak elmarad egy hónap végi kimutatás. Aztán a marketinges kérdésére nincs válasz. Majd elfelejtenek visszahívni egy fontos partnert. Végül az egész cég kezd esetlenné válni – mert hiányzik az irány.

A vállalkozás olyan, mint egy repülő, amit először meg kell tanulni kell vezetni, majd folyamatosan részt kell venni további képzéseken, ahol különböző veszélyeket idéznek elő a szimulátorban. Hogy éles helyzetben pontosan tudd mit kell tenned akkor, ha bekövetkezik a vészhelyzet.

A baj ott folytatódik, amikor a vezető azt hiszi, hogy „úgyis megoldja valahogy”, mint eddig is. Csakhogy a méret, a komplexitás, a nyomás már más szintre lépett. És a „majd kitalálom” már nem elég.
Ha a problémára nincs előre kidolgozott forgatókönyv, akkor sorba jönnek a roszz döntések.
Csak higgadtan lehet józanul gondolkodni.

Mi a következménye?

• Kapkodás.

• Folyamatos túlóra – nem csak a vezetőnél, hanem az egész csapatnál.

• Elégedetlen kollégák, mert nincs irány, nincs rendszer, nincs döntés.

• Ügyfélpanaszok – mert valaki mindig lemarad valamiről.

• Pénzügyi káosz – mert nem volt idő átgondolni a folyamatokat.

• Kiégés – nemcsak a vezetőé, hanem a csapaté is.

És végül? A vállalkozás növekedés helyett összezsugorodik.
Visszahúzódik.
Vagy egyszerűen elvérzik a káoszban.

A megoldás?

Tanulni. Alázattal. Tudatosan. Folyamatosan.

• Egy jó könyv néha többet ér, mint egy éjszaka plusz munka.

• Egy tréning, egy tanácsadó, egy külső szem időben rengeteget segíthet.

• És a legfontosabb: merni beismerni, hogy vezetni is tanulni kell.

A delegálás művészete – és bátorsága

Alex Becker könyvében olvastam egy nagyon tanulságos hasonlatot, ami hűen tükrözi, hogy miért is fontos a delegálás.

„Arra koncentrálj, amiért fizetnek.”

Képzeld el, hogy minden egyes lefutott kilométer után 1 000 dollárt kapsz.

De a futás mellett neked kell:

• gondoskodnod az ételről,

• magadnak kimosni a ruhádat,

• cipőt venni, ha elszakad,

• ki kell találnod hol töltöd a következő éjszakát,

• és még a saját vízellátásodat is neked kell megoldanod, cipelheted futás közben.

Mi történik?
Egyszerűen nem tudsz annyit futni, amennyit szeretnél – mert az energiád elmegy azokra a dolgokra, amik nem hoznak közvetlenül pénzt.

De mi van, ha kiszervezed?

• Ételt visz neked valaki.

• Más mossa a ruhádat.

• Az új futócipődet kikészítik.

• Valaki megszervezi, hogy hol tudj aludni.

• A frissítőt odakészítik az út szélére.

Igen, fizetsz ezért.
De te közben csak a futással foglalkozol, hogy minél több kilométert tudj lefutni, mert téged ezért fizetnek.
Semmi mással nem kell foglalkoznod csak azzal, amivel a legtöbb pénzt keresed.
És minden egyes kilométer 1 000 dollárt hoz.

Mit jelent ez egy mikrovállalkozásban?

• Ne te készítsd a számlákat, ha más meg tudja tenni helyetted.

• Ne te szerkeszd a grafikát, ha közben új ügyfeleket hozhatnál.

• Ne te javítsd a weboldalt, ha nem ez a fő profilod.

A pénzt nem a feladatok darabszáma után kapod, hanem az érték után, amit teremtesz.

És az az érték ott keletkezik, ahol a szakértelmed találkozik a fizetőképes igénnyel.
Ez a te „futásod”. Minden más csak teher a hátizsákodban, ami lelassít és hamarabb elfáraszt.

Sok mikrovállalkozó azért nem ad ki feladatokat, mert fél:

„nem csinálják meg jól”,

„nekem kell majd kijavítani”,

„minek fizessek másnak, ha én is meg tudom oldani?”

Ez az út a kiégéshez vezet. A vezető kiégése pedig a vállalkozás lassú halála.

Mindenkinek egy nap 24 órából áll.

Ezt jól be kell tudni osztani.

A delegálás nem gyengeség, hanem érettség. A jó vezető tudja, hogy az ideje a legdrágább erőforrása. És azt arra kell fordítania, amit csak ő tud elvégezni.

Minden más vagy automatizálható, vagy kiszervezhető.
Igen, néha hibáznak mások.
Igen, néha nem tökéletes.
De ha minden rajtad múlik, akkor te vagy a szűk keresztmetszet.
És egy vállalkozás nem nőhet túl a vezetője kapacitásán.

Különösen fontos ez akkor, amikor a vállalkozás már növekszik.
Ha mindig csak egy ember tud mindent, akkor nincs szabadság, nincs fejlődés – csak kényszer.

Mikor kezd el szétesni egy vállalkozás?

• Amikor a vezető nem alszik rendesen.
• Amikor nincs heti tervezés, csak tűzoltás.

• Amikor már nem öröm a munka, hanem csak robot.

• Amikor nincs idő a fejlődésre, csak a túlélésre.

• Amikor minden döntés lassú, minden változtatás fájdalmas.

A szétesés nem látványos.
Csendes.
Lassan történik.
Először csak késik egy válasz, rosszul kezeled az ügyfelet, nem foglalkozol a reklamációval vagy elmarad egy ajánlat. És végül üres a naptár.
És mire észbe kapsz, már nincs mit megmenteni.

Az évek alatt kiépített ügyfélköröd szép lassan elpártol tőled.

Mit tanulhattál a 4. részből?

• Egy jó szakemberből nem automatikusan lesz jó vezető.

• Aki mindent maga akar csinálni, az előbb-utóbb elbukik.

• A vezetés tanulható, a delegálás pedig elengedhetetlen.

• Ha nem tanulsz irányítani, nem tudsz növekedni.

• A vállalkozás fejlődése ott kezdődik, ahol a kontrollmániát elengeded.

Mire számíthatsz a 5. részben?

A következő részben megnézzük, hogyan ássa alá a csapnivaló ügyfélkezelés a vállalkozás hírnevét és bevételeit.